Når du afregner skattefri kørselsgodtgørelse til din medarbejder, skal du være opmærksom på, at SKAT har skærpet kravene med hensyn til bogføringsbilaget.
Det er derfor vigtigt, at du udarbejder et bogføringsbilag, som har følgende informationer:
- Modtagerens navn, adresse og CPR-nr.
- Rejsens erhvervsmæssige formål
- Antallet af erhvervsmæssige rejsedage samt rejsens start- og sluttidspunkt
- Rejsens mål
- Beregning af rejsegodtgørelsen plus de anvendte satser
- Attestation i forbindelse med arbejdsgiverens kontrol
- Erklæring om, at det er lønmodtagerens egen bil
Hvis der er tale om en ægtefælles eller samlevers bil, så er det en forudsætning for skattefri kørselsgodtgørelse, at der er tale om fælles økonomi vedrørende bilen.
Hvis lønmodtageren leaser, lejer eller har en delebil, er det en forudsætning for skattefri kørselsgodtgørelse, at man også afholder de faktiske udgifter til bilen i den periode, man benytter bilen.
Kan du som arbejdsgiver ikke dokumentere, at en godtgørelse er skattefri, skal den medregnes til din medarbejders skattepligtige indkomst. Ved uberettiget udbetaling af skattefrie godtgørelser kan du komme til at hæfte for den manglende indeholdelse af A-skat og AM-bidraget, hvis du bliver anset for at have udvist forsømmelighed.
Det anbefales, at f.eks. registreringsnummeret fremgår på bilaget, således at bilen ejer og den, der modtager skattefri kørselsgodtgørelse er den samme person samt at kilometertælleren aflæses ved rejsens begyndelse og afslutning. Det er med til at dokumentere det antal kørte kilometer samt hvilken bil, der er anvendt ved kørslen.
Følgende former for transport betragtes som erhvervsmæssig og berettiger derfor til skattefri kørselsgodtgørelse:
- Befordring mellem arbejdspladser
- Befordring inden for samme arbejdsplads
Der er tale om erhvervsmæssig kørsel, hvis man i løbet af arbejdsdagen besøger kunder i forskellige byer eller skal køre til et kursussted, som ikke er medarbejderens normale arbejdssted. Sædvanlig daglig transport mellem bopæl og arbejdsplads betragtes derimod som privat transport og berettiger ikke til udbetaling af skattefri kørselsgodtgørelse.
I 2017 er betingelsen for at en udbetalt kørselsgodtgørelse er skattefri, at den ikke overstiger følgende satser ved kørsel i bil og motorcykel:
| Sats kørselsgodtgørelse 2017 | |
| Kørsel til og med 20.000 km årligt: | 3,53 kr. pr. km |
| Kørsel ud over 20.000 km årligt: |
1,93 kr. pr. km |
Vær opmærksom på at satserne kan ændres fra år til år.