Det kan blive dyrt, hvis man som arbejdsgiver udbetaler skattefri befordrings- eller rejsegodtgørelse, uden at kontrollere, at alle betingelserne for skattefriheden er opfyldt og kan dokumentere at man fører kontrol.
Hvis man ikke fører kontrol med medarbejderes køresedler og rejsebilag – og kan dokumentere at man gør det (se nederst i denne artikel) – vil Skat kræve, at der betales indkomstskat. Det kan være med tilbagevirkende kraft af en årrække. Og regningen havner ofte hos arbejdsgiver.
Ifølge reglerne skal arbejdsgiver ved udbetaling af skattefri kørselsgodtgørelse føre kontrol med:
- kørslens formål
- kørslens mål med eventuelle delmål
- dato
- antal kørte kilometer
- beregning efter satser
- kørslen er i medarbejderens eget køretøj.
- Læs mere om kørselsgodtgørelser og dokumentation hos Skat her
Ifølge reglerne skal arbejdsgiver ved udbetaling af skattefri rejsegodtgørelse føre kontrol med:
- rejsens erhvervsmæssige formål,
- rejsens start- og sluttidspunkt, antallet af erhvervsmæssige rejsedage,
- rejsens mål og eventuelle delmål og
- beregningen af rejsegodtgørelsen – herunder de anvendte satser.
- Læs mere om rejsegodtgørelser og dokumentation hos skat her
Hvis arbejdsgiveren ikke foretager den fornødne kontrol og kan dokumentere det, er godtgørelsen skattepligtig som personlig indkomst.
Krav om dokumentation for kontrol:
Udbetalingen af skattefri godtgørelse og arbejdsgiverens kontrol skal være ordentligt dokumenteret.
Dokumentation forudsætter, at de nævnte oplysninger fremgår af arbejdsgiverens bogføringsbilag og er synligt kontrolleret af arbejdsgiveren, for eksempel i form af underskrift, stempel eller fejlrettelse.
Der er ikke krav om, at man bruger en bestemt blanket, men det kan være en fordel at bruge den samme systematik fra gang til gang.
Læs mere om dokumentationskrav i de to links til Skats netside i punkterne ovenfor.